RODO 2018

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców

25 maja 2018 roku wchodzą w życie regulacje prawne, dotyczące ochrony danych osobowych. Czytaj więcej >>>

 

Program Small Business jest zgodny z RODO od wersji 9564

 

Realizacja nowych obowiązków to w dużej mierze kwestia organizacji pracy i przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Najważniejsze kwestie, jakie dotyczą pracy w Small Business to realizacja trzech punktów:

  1. Realizacja prawa do udostępnienia informacji o przetwarzanych osobie, której dane przechowujemy. Dane osobowe można udostępnić poprzez wydruk, lub też przygotowanie pliku PDF zawierającego informacje o: administratorze danych osobowych, listę zgromadzonych danych i informacje o zgodach na przetwarzanie. Taka funkcjonalność jest dostępna w rejestrze osób fizycznych pod klawiszem F3 pod nazwą "Wykaz danych osobowych".



    Po wydruku lub zapisaniu do pliku PDF otrzymujemy informację o danych zebranych w programie:

    Informacje o zgodach na przetwarzanie i udostępnianie danych innym podmiotom jest przechowywana w tabeli kontrahentów, w rubryce opcje, i stamtąd jest umieszczana na wydruku:


    Pozostałe cele przetwarzania danych osobowych nie są określane w programie i powinny być zaznaczone ręcznie na wydruku, lub poprzez skopiowanie i edycję bieżącej formatki.
  2. Realizacja prawa do zapomnienia. Należy zwrócić uwagę na fakt, że mimo takiego obowiązku nie należy usuwać danych, których gromadzenie wynika z obowiązków prawnych. Zatem zarówno rejestr faktur dla osób fizycznych, czy też lista płacowa, podlegają obowiązkowi przechowywania jeszcze przez kilka lat od wystawienia. Można dokonać anonimizacji danych poprzez wymazanie lub nadpisanie danych osobowych w rejestrze kontrahentów. Nie ma to jednak wpływu na już wystawione dokumenty, które powinny pozostać nienaruszone.
    Aby usunąć kontrahenta (anonimizacja) w programie należy przejść do zakładki Tabele->Kontrahenci->Firmy: dostawcy/odbiorcy lub Tabele->Kontrahenci->Spis osób fizycznych. W tym miejscu mamy dostępną opcję F10 Inne, a po jej wybraniu możemy wybrać opcję Anonimizuj kontrahenta (usuń RODO). Po jej wybraniu program usuwa kontrahenta wraz z wszystkimi związanymi z nim dodatkowymi danymi w bieżącym oraz wszystkich wcześniejszych miesiącach. Usuwane są: zapis w rejestrze, kartoteka kontrahenta, notatnik kontrahenta, lista osób odbierających oraz spis tablic rejestracyjnych. UWAGA: Program usuwa zapisy tylko w tych miesiącach, w których saldo kontrahenta jest niezerowe. W pozostałych miesiącach należy te operacje wykonać ręcznie.
    Możliwość usuwania danych powiązana jest z uprawnieniem Hasła i uprawnienia->1. Uprawnienia i opcje ogółne->0. Pozwolenie kasowania bez ograniczeń (Ctrl-Del).

    Ostrzeżenie przed wykasowaniem.


    Komunikat po anonimizacji.
     
  3. Konieczność prowadzenia rejestru przetwarzania danych osobowych. Taki obowiązek obejmuje tylko podmioty, które zatrudniają powyżej 250 pracowników, a także firmy, które przetwarzają: dane wrażliwe, informacje o wyrokach skazujących lub naruszeniach prawa dotyczących danej osoby, przetwarzają dane na szeroką skalę i/lub w szerokim zakresie, przetwarzanie nie ma charakteru sporadycznego. Ponieważ jednak częstotliwość określająca "charakter sporadyczny" nie jest w rozporządzeniu określona, zaleca się, aby każda firma przygotowała taki rejestr.
    W najnowszej wersji programu Small Business można w szybki sposób przygotować rejestr czynności przetwarzania danych osobowych. Aby to uczynić, należy wejść do opcji Tabele->Kontrahenci->Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych. Pojawia się tu tabelka, w której możemy w dowolny sposób zawarte w niej treści. Klawisz F4 służy do szybkiego dodania wpisu wg najpopularniejszych kategorii:


    Po zatwierdzeniu kategorii możemy w dowolny sposób modyfikować treść przed dodaniem wpisu w tabeli. W podobny sposób zmodyfikujemy wcześniej dodane wpisy. Wystarczy w tym celu użyć opcji F5 - popraw zapis: