Najczęściej spotykaną formą faktur sprzedaży są dokumenty, na których w nagłówku wyszczególniony jest tylko sprzedawca i nabywca.
Czasem jednak towar jest dostarczany pod inny adres - do jednego z oddziałów firmy. W takim przypadku na fakturze będą widniały dane trzech podmiotów: sprzedającego, nabywcy (centrali firmy) i odbiorcy (filii, do której dostarczamy towar).
Podobnie wygląda sprawa dostarczania zaopatrzenia do szkół: odbiorcą jest szkoła, ale płatnikiem jest gmina, pod którą ta szkoła podlega.
W niniejszym artykule podajemy, w jaki sposób wprowadzić płatnika i odbiorcę do faktury w programie Small Business.
Wprowadzając do programu dane płatnika i odbiorcy, należy ustalić, który z tych podmiotów będzie regulował płatności za faktury terminowe:
- Wariant pierwszy - za faktury płaci płatnik - centrala firmy (lub gmina)
- Wariant drugi - za faktury płaci odbiorca - filia firmy (lub szkoła)
Rozpatrzmy z przykładami, jak należy wprowadzać dane w obu przypadkach:
1. Za faktury płaci płatnik - centrala firmy (lub gmina)
W przypadku, kiedy za faktury płaci centrala lub gmina, dane odbiorcy (szkoły) są tylko danymi pomocniczymi. Wszystkie faktury i rozrachunki będą przypisane i rozliczane z jednostką nadrzędną, czyli z centralą lub gminą. Aby wystawić fakturę płatnik - odbiorca, musimy w programie zdefiniować dwóch konrahentów:
W powyższym przykładzie kontrahent o symbolu ins jest centralą (gminą), która będzie płaciła za faktury, a kontrahent o symbolu ins-kra jest filią (szkołą), która odbiera towar.
Dodatkowo każda filia (szkoła) odbierająca towar jest powiązana ze swoją centralą (gminą). To powiązanie tworzymy, wciskając klawisz ENTER przy każdej filii w kolumnie "Płatnik". Pojawia nam się wówczas okienko umożliwiające wskazanie płatnika - czyli centralę (gminę):
Jeśli płatnik został przypisany prawidłowo, w kolumnie "Płatnik" pojawi się gwiazdka.
Od tej chwili program jest już skonfigurowany do wystawiania faktur płatnik - odbiorca. Jeśli będziemy dostarczali towar do filii (szkoły), należy wystawić fakturę sprzedaży, wybierając z listy kontrahentów filię (szkołę).
Program sam wykryje, że do tej filii (szkoły) jest przypisana centrala (gmina) i powiadomi nas stosownym komunikatem:
Program jest już skonfigurowany do wydruku faktur z płatnikiem i odbiorcą. Podczas wydruku należy skorzystać z formatki obsługującej tę opcję, czyli Faktura (odbiorca):
2. Za faktury płaci odbiorca - filia firmy (lub szkoła)
W niektórych przypadkach placówka, która odbiera towar, sama płaci za swoje faktury. Wówczas, mimo że formalnie nabywcą jest podmiot nadrzędny - centrala lub gmina, najwygodniej dla nas, aby zadłużenie za poszczególne dokumenty przypisywać do tej placówki, która będzie za nie płacić. Umożliwi nam to lepszą kontrolę rozliczeń z każdym z podmiotów.
Aby prawidłowo zdefiniować kontrahentów w takim przypadku, należy w programie zdefiniować tylu kontrahentów, ile obsługujemy szkół (filii). W poniższym przykładzie zdefiniowano dwie szkoły:
W rubryce "Kontrahent", "Adres" i "NIP" wpisujemy to samo: dane gminy (lub centrali). Szczegółowe dane, której placówki będzie dotyczyła faktura, znajdziemy dopiero w dalszych kolumnach: "Odbiorca" i "Adres odbiorcy". Różne będą także symbole, po których możemy szybko wyszukać interesującą nas szkołę (filię).
W tym wariancie nie ma potrzeby definiowania dodatkowego kontrahenta - centrali. Rubryka "Płatnik" powinna być pusta.
Podczas wystawiania faktur najlepiej posługiwać się symbolem szkoły (filii), ponieważ dane adresowe obu kontrahentów będą takie same i zawierają dane gminy (centrali). Można także przeciągając myszką odsłonić rubrykę "Odbiorca", w której można zobaczyć dane kontretnej placówki.
Program jest już skonfigurowany do wystawienia faktury płatnik-odbiorca. Podczas wydruku należy skorzystać z formatki obsługującej tę opcję, czyli Faktura (odbiorca):
